Das Rezept für cleveres Datenmanagement

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Erfolgreiche Unternehmen leben von Daten, aber was passiert, wenn zu viele Daten vorhanden sind? Zu viele Unternehmen ertrinken in einem Meer von Daten aus den Informationen, die sie erstellen, sammeln und von Sensoren und Geräten erhalten.

Eine Überfülle an Daten verstopft letztendlich den Betrieb, erschwert die Erzielung eines echten Mehrwerts und verursacht Risiken und hohe Kosten.

Wo früher nur Datenarchitekten und Datenbankmanager allein für die Verwaltung von Daten verantwortlich waren, geht es jetzt alle etwas an. Die Datenverwaltung wird heute von allen Geschäftsleuten geteilt, die jeden Arbeitstag große Datenmengen generieren, teilen, verwenden und speichern.

Wie können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, die Notwendigkeit eines angemessenen Datenmanagements zu verstehen, um kritische Daten vor Verlust oder Diebstahl zu schützen? Wie können sie den Unterschied zwischen wertvollen und überschüssigen Daten erkennen? Und wie können sie den gesamten Lebenszyklus von Daten verstehen, während sie mehrere Abteilungen, Geräte und Personen durchlaufen?

Die Antwort liegt in der Fähigkeit, intelligentes Datenmanagement zu verstehen und zu praktizieren. Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, sich in einem Meer von Daten über Wasser zu halten, finden Sie hier sechs Schritte, mit denen Ihre Mitarbeiter lernen können, wie sie Daten verwalten und wichtige Erkenntnisse gewinnen, um Ihr Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen.

Wissen, wo und wie Sie Daten finden

Die meisten von uns wissen, wie man Daten in unseren Anwendungen und gemeinsam genutzten Dateisystemen wie DropBox oder anderen Cloud-basierten Speicherdiensten findet. Aber oft sind diese Daten Stammesdaten und auf unsere Rollen oder Abteilungen beschränkt. Laut IDC werden professional 1.000 Mitarbeiter in einer Organisation durchschnittlich 5,7 Millionen US-Greenback an Arbeitskosten verschwendet, die jedes Jahr durch das Suchen und nicht Finden von Daten verschwendet werden.

Eine Datenbewertung trägt dazu bei, die Sichtbarkeit über unsere primären Rollen und Gruppen hinaus zu erweitern, um festzustellen, wie viele Daten in Bewegung und im Ruhezustand sind. Diese Bewertung bietet einen Überblick über Daten, die dazu beitragen können, ihren Wert hervorzuheben, das Risiko von Verlust oder Diebstahl zu verringern und die Kosten, Phasen und Aktualität aller damit verbundenen Projekte abzuschätzen.

Die Bewertung beginnt mit der Ermittlung primärer Speicherressourcen für Datenbanken und unstrukturierte Datensilos in Ihrer gesamten Organisation. Primärer Speicher könnte in lokalen Servern, DAS/NAS/SAN-Ressourcen, Cloud-basierten Knowledge Warehouses und Knowledge Lakes vorhanden sein.

Unstrukturierte Daten können in Endpunkten wie Geräten, freigegebenen Laufwerken, E-Mail-Servern, Dateien, E-Mails, Chats und Anwendungsdaten vorhanden sein. In einigen Unternehmen großer Unternehmen sind bis zu 80 % der Daten unstrukturiert, können außerhalb einer Datenbank liegen und werden nie analysiert.

Identifizieren Sie Ihre Daten

Sobald Sie sich ein klares Bild davon gemacht haben, wo sich Ihre Daten befinden, müssen Sie bestimmen, welche Artwork von Daten Sie verwalten. Einige Ihrer Daten können von Ihren Datenbanken identifiziert werden. Aber die bedeutendsten Entdeckungen finden sich in Swimming pools unstrukturierter Daten.

Intelligentes Datenmanagement erfordert eine schnelle und effektive Klassifizierung und Identifizierung von Daten im gesamten Unternehmen. Sie müssen Datenquellen und Elemente mit Metadaten kennzeichnen, um einen Kontext dafür bereitzustellen, wie jedes Datum organisiert und gehandhabt werden sollte. Indem Sie Ihre Daten mit Metadaten-Labels indizieren, identifizieren Sie Netzwerkadressen, Geo-Standorte und wesentliche Merkmale jedes Datums, wie Dateinamen, Zeitstempel, Typen und Größen.

Üben Sie grundlegende Datenhygiene

Sobald Sie Ihre Daten kennen, können Sie mit der Bereinigung beginnen. Datenhygienepraktiken tragen dazu bei, die Datenflut einzudämmen, die unnötige Kosten, Reibungsverluste und Risiken verursacht. Dies beginnt normalerweise mit der Suche nach Ihren Datenbeständen, um doppelte Dateien und verwaiste Daten zu identifizieren.

Anschließend können Sie Datenhygienerichtlinien erstellen, die komplexen Suchvorgängen Ziele zuweisen. Beispielsweise kann eine Richtlinie darin bestehen, Papierkorbdateien zu löschen oder doppelte Dateien zu löschen. Die Richtlinie kann eine begrenzte Liste von Daten erstellen, die frei von menschlichen Fehlern und genau gewünschten Kriterien sind, um weitere Maßnahmen zu ermöglichen.

Sichern Sie Ihr Datenökosystem

Ihre Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit drehen sich wahrscheinlich um die Einhaltung von Branchenvorschriften und Cybersicherheitsbedrohungen. Intelligente Datenmanagementpraktiken können beides abdecken.

Robuste Überwachung von Sicherheitsereignissen sowie Autorisierung, Identitäts- und Zugriffskontrollen sind gute Ausgangspunkte für die Sicherung von Unternehmensdaten. Aber diese Instruments sollten auch Datenbeteiligte schnell über eingehende Bedrohungen, latente oder eingeführte Datenschwachstellen und potenzielle Datenschutz- oder Compliance-Probleme informieren.

Legen Sie fest, wann und wie Daten sicher gesperrt oder verworfen werden sollen. Compliance- und Sicherheitsbedenken sollten einen gemeinsamen Entscheidungsworkflow für Daten vor Ort und in der Cloud oder über Dienste haben. Diese Entscheidungen sollten abdecken, welche Daten aufbewahrt werden müssen, unabhängig davon, ob sie für die Geschäftsabwicklung unerlässlich sind oder zur Erfüllung der Compliance-Auflagen des Unternehmens benötigt werden. Beispielsweise müssen Finanzdaten für ein SOX-Audit sieben Jahre lang aufbewahrt werden, wohingegen die DSGVO-Gesetze in Europa vorschreiben, dass Benutzerdaten gelöscht werden sollten, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Optimieren Sie Ihre Daten

Die meisten Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Anwendungen, um Daten zu verschieben und zu speichern. Ihr Inventar kann beispielsweise Cloud-basierte Repositories, Software program-as-a-Service (SaaS)-basierte Produktivitäts-Apps, Streaming-Datendienste oder Sicherungs- und Wiederherstellungstools umfassen.

Anstatt wichtige Instruments zu rippen und zu ersetzen, sollte intelligentes Datenmanagement Daten innerhalb dieser Quellen und Ziele vollständig indizieren, um die Optimierung zu verbessern.

Profitieren Sie von Ihren Daten

Im Allgemeinen führen überschüssige Daten zu höheren Kosten und größeren Risiken. Wir wissen aber auch, dass Daten für das Überleben und den Erfolg von Unternehmen unerlässlich sind. Um dieses Gleichgewicht zu wahren, müssen Sie den größtmöglichen Wert aus Ihren Daten ziehen, unabhängig davon, ob sie dazu verwendet werden, Mitarbeiter produktiver zu machen, unsere strategischen Einblicke für bessere Entscheidungen zu verbessern oder neuere und lernfähigere Dienstleistungen für Kunden bereitzustellen.

Dazu müssen Sie die Daten mit den wichtigsten Anwendungsfällen Ihres Unternehmens abgleichen und dann mit der Optimierung anderer wesentlicher Prozesse fortfahren. Beispielsweise könnte ein Pharmaforschungsunternehmen dem maschinellen Lernen Priorität einräumen, während sich eine Sachversicherungsfirma auf die Verbesserung des Vorfallmanagements und der Schadensabwicklung stützen könnte.

Optimieren Sie Ihre Daten, um leistungsstarke Antworten auf Such- und Anwendungsanfragen zu gewährleisten, die die Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden in jedem Anwendungsfall erfüllen, und erzielen Sie einen signifikanteren ROI.

Sie können dann Richtlinien zum Kopieren, Verschieben, Archivieren, Abrufen und Löschen von Daten festlegen, die anpassungsfähiger und reaktionsfähiger für diese Workloads sind.

Intelligentes Datenmanagement kann Ihnen dabei helfen, einen signifikanteren ROI zu erzielen und Erkenntnisse mit allen Beteiligten in Ihrem Unternehmen zu teilen und zu sozialisieren. Mit echter Sichtbarkeit und Wissen kann jeder die Artwork der Daten, mit denen er täglich interagiert, besser verstehen.

Adrian Knapp ist CEO und Gründer von Aparavi.

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